2017.02.20: Claudio Di Véroli: Anécdotas VIII - Para implementar un sistema importante, es buena idea coordinar a los usuarios ...

En los años 80 en esa cía. petrolera en la Argentina mi rol era el de nexo entre Marketing y Sistemas, y por ende me tocó acompañar al Presidente de la empresa al Centro internacional de sistemas, donde habían creado para varios países un avanzado Sistema de Automatización de Despachos, que coordinaba ventas, depósitos, naves y camiones. 

Buque tanque pequeño de 10,000 m3

En dicho Centro nos ofrecieron una Demostración exhaustiva, y pude comprobar que el sistema estaba diseñado para una situación bastante común: el transporte marítimo/fluvial se contrataba por viaje, mientras que los camiones pertenecían a la empresa. Pero en otros países (y en la Argentina) se daba a la inversa; ellos habían rechazado el sistema, pero no así Argentina, donde se dispuso la implementación en el plazo de un año. 

Fue entonces cuando redacté un Memo en el que, basándome en la documentación, argumenté que los cambios necesarios podían llevar unos cinco años. Mi jefe interceptó mi Memo:

Camiones tanque en un deposito 
de combustibles

"Claudio, si mandás esto te sacarán de este grupo de tareas, es una oportunidad que te perdés de liderar ..."

"... un bodrio. No, gracias."

Mi jefe distribuyó el Memo, y yo quedé (por suerte) fuera del proyecto.

Efectivamente, tardaron casi cinco años en adaptar el sistema para la Argentina. Peor aún, no se lograba implementarlo por desaveniencias entre Sistemas y los gerentes operativos involucrados. Finalmente ocurrió lo que yo menos me esperaba: un día vinieron humildemente a pedirme ayuda, con abultada documentación. Ni la leí, porque estaba al tanto del origen de los problemas: sistemas había trabajado con los sectores usuarios por separado, con escasísima interacción entre los mismos.

Gestión de despacho de combustibles
(en época reciente en otra empresa)

Propuse una reunión de día entero en el salón del directorio con los 15 gerentes involucrados, con catering para que no tuviésemos que salir. Inauguré la sesión a las 9:00 y exageré diciendo que, por orden superior, de ese salón no salíamos sin un dictámen que permitiese implementar el sistema. Todos esperaban que yo sacara una solución "de la galera", y quedaron algo sorprendidos cuando les pedí que dedicásemos un par de horas a que cada uno expusiese sintéticamente de qué manera el sistema le iba a afectar negativamente. Cuando terminaron eran cerca de las 11:00 e hicimos un corte para tomar un café con facturas. Fue allí cuando se empezaron a formar espontáneamente pequeños grupitos que discutían aspectos técnicos y organizativos. Pasó más de una hora y los grupitos seguían armándose, desarmándose e intercambiando animadamente entre una medialuna y la siguiente; algunos asistentes se sorprendían de que yo no "cortaba el recreo", y yo me reía para mis adentros.

Al rato pedí que cada "grupito" nos contase a todos lo que había encontrado: como era de esperarse, habían negociado requerimientos, pensando en pequeños cambios que volvían al sistema compatible con los distintos sectores. Terminada la mañana con las discusiones "dentro de los grupitos", la tarde se empleó en discutir "entre los grupitos", y ya bien entrada la noche estuvo listo un documento detallando una lista de cambios que contaban con el acuerdo de todos. A las pocas semanas el sistema fue implementado sin problemas.

Es innecesario subrayar que mi participación en este gran proyecto fué minima, tanto en dedicación como en aspectos informáticos. Este episodio sirve simplemente para ilustrar que, en ocasiones, basta una acción muy pequeña para enderezar un desatino muy grande.